Formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien.

Programme de formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien.

Prendre en main Outlook et optimiser son environnement

Comprendre l’écosystème Outlook Microsoft 365 (Outlook bureau / Outlook Web)
Tour d’horizon : courrier, calendrier, personnes (contacts), tâches/to-do, recherche
Paramètres clés : volet de lecture, affichage des conversations, notifications, signature
Bonnes pratiques de lecture : aperçu, pièces jointes, actions rapides de base
Exemples d’activités pratiques :
Diagnostiquer sa configuration et appliquer 5 réglages “gain de temps”
Créer une signature professionnelle et une signature “réponse courte”

Organiser et prioriser sa boîte mail (méthodes et outils)

Logiques d’organisation : dossiers vs catégories (quand utiliser quoi)
Mettre en place une arborescence simple et durable
Catégories de couleur : classification par projet, client, urgence
Indicateurs et suivi : marquer pour suivi, rappels, “à relancer”
Favoris et dossiers de recherche (selon version) pour accéder au essentiel
Exemples d’activités pratiques :
Construire une structure “3 niveaux max” adaptée à son métier
Créer un système de catégories (Projets / Urgent / À valider / En attente)

Rechercher, filtrer et traiter plus vite (zéro perte d’info)

Les filtres utiles : non lus, pièces jointes, mentions, importance, date, expéditeur
Recherche Outlook : opérateurs, champs (objet, corps, de/à/cc), suggestions
Requêtes fréquentes : “mail avec PJ d’un client”, “réponse attendue”, “échanges d’un fil”
Méthode de traitement : lecture rapide, décision (supprimer, classer, répondre, planifier)
Exemples d’activités pratiques :
Retrouver en 2 minutes un document envoyé “il y a 3 semaines” (scénarios guidés)
Mettre en place un rituel de tri en 15 minutes (boîte de réception “claire”)

Automatiser avec règles et actions rapides (Quick Steps)

Règles : principe, conditions, exceptions, bonnes pratiques (éviter l’usine à gaz)
Cas d’usage : newsletters, notifications outils, mails clients, copies/CC récurrentes
Actions rapides / Quick Steps : enchaîner “catégoriser + déplacer + marquer suivi”
Modèles et réponses type (selon version) : standardiser sans perdre la personnalisation
Exemples d’activités pratiques :
Créer 3 règles : tri newsletters / tri notifications / tri d’un client prioritaire
Construire 2 Quick Steps : “À traiter” et “À déléguer” (avec suivi)

Maîtriser le calendrier : planifier, inviter, coordonner

Vues et bonnes pratiques : jour/semaine, plages de focus, rappels
Créer/éditer un rendez-vous vs une réunion : participants, ordre du jour, emplacement/Teams
Assistant Planification / disponibilité (selon version) : trouver un créneau efficacement
Gestion des invitations : réponses, propositions, annulations, réunions récurrentes
Partage et droits (selon environnement) : visibilité, délégation, calendrier partagé
Exemples d’activités pratiques :
Planifier une réunion avec 5 participants + ordre du jour + lien Teams
Bloquer des créneaux “focus” récurrents et configurer des rappels adaptés

Contacts et diffusion : mieux communiquer, moins chercher

Créer, organiser et rechercher des contacts
Listes/groupes de contacts (selon environnement) : usages et limites
Bonnes pratiques : fiches contacts, champs utiles, mise à jour
Exemples d’activités pratiques :
Créer un groupe “Projet” et préparer un e-mail structuré à envoyer régulièrement
Mettre en place une mini-base de contacts (clients/partenaires) cohérente

Synthèse : plan d’action “anti-surcharge” et bonnes pratiques durables

Check-list productivité : 10 actions à conserver après la formation
Construire son système personnel (tri + suivi + agenda) en 30 minutes
Erreurs fréquentes et correctifs : trop de dossiers, trop de règles, notifications excessives
Exemples d’activités pratiques :
Définir son plan d’amélioration (3 habitudes + 3 automatisations)
Atelier “cas réel” : optimiser une boîte mail type + calendrier sur une semaine