Formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien
Triez, priorisez, automatisez : reprenez le contrôle de votre boîte mail en une journée !
Vue d'ensemble
Maîtrise des bases de Windows et de la messagerie (envoyer/recevoir un e-mail).
Objectifs pédagogiques
Programme détaillé
Prendre en main Outlook et optimiser son environnement
Comprendre l’écosystème Outlook Microsoft 365 (Outlook bureau / Outlook Web)
Tour d’horizon : courrier, calendrier, personnes (contacts), tâches/to-do, recherche
Paramètres clés : volet de lecture, affichage des conversations, notifications, signature
Bonnes pratiques de lecture : aperçu, pièces jointes, actions rapides de base
Diagnostiquer sa configuration et appliquer 5 réglages “gain de temps”
Créer une signature professionnelle et une signature “réponse courte”
Organiser et prioriser sa boîte mail (méthodes et outils)
Logiques d’organisation : dossiers vs catégories (quand utiliser quoi)
Mettre en place une arborescence simple et durable
Catégories de couleur : classification par projet, client, urgence
Indicateurs et suivi : marquer pour suivi, rappels, “à relancer”
Favoris et dossiers de recherche (selon version) pour accéder au essentiel
Construire une structure “3 niveaux max” adaptée à son métier
Créer un système de catégories (Projets / Urgent / À valider / En attente)
Rechercher, filtrer et traiter plus vite (zéro perte d’info)
Les filtres utiles : non lus, pièces jointes, mentions, importance, date, expéditeur
Recherche Outlook : opérateurs, champs (objet, corps, de/à/cc), suggestions
Requêtes fréquentes : “mail avec PJ d’un client”, “réponse attendue”, “échanges d’un fil”
Méthode de traitement : lecture rapide, décision (supprimer, classer, répondre, planifier)
Retrouver en 2 minutes un document envoyé “il y a 3 semaines” (scénarios guidés)
Mettre en place un rituel de tri en 15 minutes (boîte de réception “claire”)
Automatiser avec règles et actions rapides (Quick Steps)
Règles : principe, conditions, exceptions, bonnes pratiques (éviter l’usine à gaz)
Cas d’usage : newsletters, notifications outils, mails clients, copies/CC récurrentes
Actions rapides / Quick Steps : enchaîner “catégoriser + déplacer + marquer suivi”
Modèles et réponses type (selon version) : standardiser sans perdre la personnalisation
Créer 3 règles : tri newsletters / tri notifications / tri d’un client prioritaire
Construire 2 Quick Steps : “À traiter” et “À déléguer” (avec suivi)
Maîtriser le calendrier : planifier, inviter, coordonner
Vues et bonnes pratiques : jour/semaine, plages de focus, rappels
Créer/éditer un rendez-vous vs une réunion : participants, ordre du jour, emplacement/Teams
Assistant Planification / disponibilité (selon version) : trouver un créneau efficacement
Gestion des invitations : réponses, propositions, annulations, réunions récurrentes
Partage et droits (selon environnement) : visibilité, délégation, calendrier partagé
Planifier une réunion avec 5 participants + ordre du jour + lien Teams
Bloquer des créneaux “focus” récurrents et configurer des rappels adaptés
Contacts et diffusion : mieux communiquer, moins chercher
Créer, organiser et rechercher des contacts
Listes/groupes de contacts (selon environnement) : usages et limites
Bonnes pratiques : fiches contacts, champs utiles, mise à jour
Créer un groupe “Projet” et préparer un e-mail structuré à envoyer régulièrement
Mettre en place une mini-base de contacts (clients/partenaires) cohérente
Synthèse : plan d’action “anti-surcharge” et bonnes pratiques durables
Check-list productivité : 10 actions à conserver après la formation
Construire son système personnel (tri + suivi + agenda) en 30 minutes
Erreurs fréquentes et correctifs : trop de dossiers, trop de règles, notifications excessives
Définir son plan d’amélioration (3 habitudes + 3 automatisations)
Atelier “cas réel” : optimiser une boîte mail type + calendrier sur une semaine
Prochaines sessions
6 nov. 2026 • 1 jour
Ils nous font confiance
Cette année notre filière Efficacité & Gestion du Temps a accompagné plus de 30 entreprises dont :
Avis des participants
Très bonne adaptation du formateur au public et au niveau d’attente.
La formatrice était très pédagogue et bienveillante ! Elle a su nous partager sa passion et donner envie de pratiquer à la suite Voilà bien longtemps que je n'étais pas sortie d'une formation aussi emballée !
Très bonne formation, beaucoup d'exemples concrets et de mises en situation. Bonne dynamique!
Format distanciel très adapté car beaucoup de travail personnel. Formatrice très dynamique. Contenu très intéressant. Formation à déployer pour tous car c'est une très bonne entrée en matière sur l'IA
Merci à Sandrine pour cette belle formation à remettre en pratique !
Votre formateur
Lucie G.
Formatrice SharePoint
Lucie intervient sur des formations portant sur le Digital Workplace et Microsoft 365. Les sujets abordés incluent notamment SharePoint.
Financement
Cette formation est éligible aux financements OPCO et FNE-Formation. Nos équipes vous accompagnent dans le montage de votre dossier.
Questions fréquentes
Combien de temps dure la formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien ?
Cette formation se déroule sur 1 jour.
Quels sont les prérequis pour suivre la formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien ?
Maîtrise des bases de Windows et de la messagerie (envoyer/recevoir un e-mail).
Quel est le prix de la formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien ?
En inter-entreprises, elle est à 550 € HT par participant ; en intra-entreprise, elle est à 950 € HT pour le groupe. Un tarif sur-mesure est également disponible sur devis.
La formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien délivre-t-elle une certification ?
Cette formation ne délivre pas de certification. Une attestation de fin de formation vous sera remise à l'issue de la session.
La formation Outlook – Gagner du temps et maîtriser sa messagerie au quotidien est-elle éligible à un financement OPCO ?
Oui, cette formation est éligible aux financements OPCO et FNE-Formation. Nos équipes vous accompagnent dans le montage de votre dossier.
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